(обновленный вариант параграфа смотрите здесь)
Учетные регистры - это карточки, ведомости, журналы, бухгалтерские книги, предназначенные для учетных записей. Они используются для накопления, обработки и отражения в систематизированном виде учетной информации на счетах бухгалтерского учета и в бухгалтерской отчетности . Первоначально информация в учетные регистры попадает с первичных документов. Учетные регистры могут быть представлены как на бумажном носителе, а также в памяти компьютера или на любом техническом носителе, а также отображены на экране дисплея.
Записи с первичных документов отражаются в учетных регистрах в хронологической последовательности с возможностью их группировки по счетам бухгалтерского учета.
Для ведения учетных регистров должны бать назначены ответственные лица. Они отвечают за правильность составления регистров и заверяют их своей подписью. При отсутствии электронной подписи регистры должны быть распечатаны и заверены подписью на бумажном носителе.
Все вносимые изменения в учетные регистры должны быть документированы. Они также должны бать обоснованы и подтверждены подписью лица, внесшего изменения с указанием даты изменения. Но не во всех АБС обеспечивается возможность регистрации вносимых изменений. В большинстве случаев такие изменения могут свободно вноситься в учетные регистры ответственными лицами в течение операционного дня, но при его закрытии внесение изменений уже не допускается и требует специальной процедуры под контролем главного бухгалтера и администратора системы.
В Федеральном законе “О бухгалтерском учете” отмечается, что содержание регистров бухгалтерского учета является коммерческой тайной. Лица, получившие доступ к информации, содержащейся в регистрах бухгалтерского учета, обязаны хранить коммерческую тайну. За ее разглашение они несут ответственность, установленную законодательством Российской Федерации.