Согласно Федеральному закону "О бухгалтерском учете" аналитический учет — это учет, который ведется в лицевых, материальных и иных аналитических счетах бухгалтерского учета, группирующих детальную информацию об имуществе, обязательствах и о хозяйственных операциях внутри каждого синтетического счета. "Правила ведения бухгалтерского учета в кредитных организациях" уточняют, что аналитический бухгалтерский учет ведется в лицевых счетах (карточках, книгах, журналах), открываемых по каждому виду учитываемых средств и ценностей, с указанием их назначения и владельца.
Все открываемые лицевые счета клиентов должны регистрироваться в книге стандартной формы, которую ведут в разрезе балансовых счетов второго порядка, причем для каждого номера и наименования этого счета открываются отдельные страницы, которые пронумеровывают, прошнуровывают и опечатывают. Книгу заверяет подписью главный бухгалтер или его заместитель, ее хранят у главного бухгалтера в несгораемом шкафу.
В Правилах отмечается, что ведение книги регистрации открытых счетов возможно в компьютере. Такая возможность закрепляется в учетной политике кредитной организации. В этом случае предусматривается подписание ее аналогами собственноручной подписи главного бухгалтера или его заместителя. Обеспечиваются также меры защиты информации от несанкционированного доступа. При этом ежедневно составляются и распечатываются отдельные ведомости открытых и закрытых счетов. Они подписываются главным бухгалтером или его заместителем и подшиваются в отдельное дело. На первое число нового отчетного года распечатывается книга регистрации открытых счетов с действующими на указанную дату счетами, контролируется, пронумеровывается, прошнуровывается, опечатывается, подписывается руководителем и главным бухгалтером или их заместителями и сдается в архив.
В рассматриваемой книге присутствуют следующие данные:
· дата открытия счета;
· дата и номер договора, в связи с заключением которого открывается счет;
· фамилия, имя, отчество (при наличии) или наименование клиента;
· вид банковского счета, счета по вкладу (депозиту) либо наименование (цель) счета (если счет открывается на основании договора, отличного от договора банковского счета, вклада (депозита));
· номер счета;
· порядок и периодичность выдачи выписок из счета;
· дата сообщения налоговым органам об открытии банковского счета;
· дата закрытия счета;
· дата сообщения налоговым органам о закрытии банковского счета;
· примечание.
Во время регистрации в этой книге каждому клиенту присваивается порядковый номер, который целесообразно использовать для нумерации всех лицевых счетов, открываемых данному клиенту. Номера закрытых счетов следует присваивать новым клиентам по истечении не менее двух лет после даты их закрытия.
В книге регистрации открытых счетов также регистрируются лицевые счета, открываемые не клиентам, а для учета имущества, расчетов, участия, капитала, доходов, расходов, результатов деятельности и т.п.
Процесс открытия нового лицевого счета на компьютере сопровождается вводом конкретных значений всех необходимых реквизитов лицевого счета, которые были рассмотрены выше. Ввод происходит через специально подготовленную экранную форму, которая может отличаться в зависимости от принадлежности счета к той или иной группе счетов.
В открытых лицевых счетах аналитический учет ведется путем отражения операций, зарегистрированных в первичных документах. Варианты ввода информации в компьютер с первичных документов были рассмотрены ранее. Помимо отражения информации в лицевых счетах она фиксируется в специальных журналах операций.
Рассмотрим более подробно возможные процедуры обработки информации введенных документов до разнесения ее по лицевым счетам.
Ввод информации с первичных документов целесообразно организовать с использованием различных программных модулей, выбор которых определяется видом документов, особенностью их обработки и тем рабочим местом, где осуществляется работа с документом. Можно отметить следующие модули такого типа.
· автоматизированное рабочее место (АРМ) операциониста;
· внутренние платежные поручения;
· дебетовые платежные поручения;
· кредитовые платежные поручения;
· банковские ордера;
· разбор корреспондентских счетов;
· разбор счетов невыясненных сумм;
· мемориальные ордера;
· кассовые документы,
· разноска документов;
· запрос плановых оборотов.
АРМ операциониста используется банковским работником, выполняющим функции обслуживания клиентов. Основные обрабатываемые документы — это платежные документы клиентов. При вводе документов осуществляется их регистрация с предварительным контролем на красное сальдо и правильность ввода банковских реквизитов. Вводимые платежные поручения можно подразделить на внутренние, которые не затрагивают корреспондентских счетов банка, например, расчеты с другими клиентами этого банка и дебетовые платежные поручения, которые используются для расчетов с клиентами других банков. Для расчетов между клиентом и банком, а также банком и клиентом в настоящее время согласно указанию ЦБ РФ от 11 декабря 2009 года № 2360-У [54] используются банковские ордера.
Для обеспечения возможности последконтроля правильности ввода операционистом банка указанных документов для лиц, осуществляющих такой контроль, предусмотрены модули "Внутренние платежные поручения", "Дебетовые платежные поручения" и «Банковские ордера». Прошедшие контроль у ответственных исполнителей документы могут быть разнесены по лицевым счетам. Для дебетовых платежных поручений обеспечивается также формирование реестров, сводных платежных поручений и файла электронных копий для отправки в расчетно-кассовый центр (РКЦ).
Модуль "Кредитовых платежных поручений" позволяет обработать платежные документы, пришедшие с выпиской с корреспондентского счета банка. Они связаны с платежами в пользу клиентов банка или самого банка. При проведении платежных операций через корреспондентские счета очень важно следить за правильностью их отражения на лицевых счетах и за соответствием записей по лицевым счетам в нашем банке и в банке-корреспонденте. Это обеспечивает модуль "Разбор корреспондентских счетов". Он позволяет обработать выписки с корреспондентских счетов, найти в базе данных АБС введенные дебетовые и кредитовые платежные документы, соответствующие выписке, и обнаружить имеющееся несоответствие.
Поступающие в банк кредитовые платежные поручения имеют корреспонденцию по кредиту какого-либо лицевого счета банка (чаще всего расчетного счета клиента). При ошибке в указании кодового обозначения лицевого счета суммы по этим документам записываются в кредит лицевого счета невыясненных сумм (счет второго порядка 47416 "Суммы, поступившие на корреспондентские счета до выяснения"). Для выяснения ошибочных ситуаций и указания правильной корреспонденции, если это удается сделать, используется модуль "Разбор счетов невыясненных сумм".
Основным внутрибанковским документом, отражающим проводки по счетам, является мемориальный ордер. Ему может соответствовать один или несколько банковских документов. Но и одному банковскому документу может соответствовать несколько мемориальных ордеров. Для ввода и редактирования мемориальных ордеров с контролем на красное сальдо, а также их разноски по лицевым счетам и печати предусмотрен модуль "Мемориальные ордера".
Касса банка, проводящая работу с наличностью, требует особого внимания к обеспечению безопасности и контроля выполняемых операций. Отдельное рабочее место кассира оборудуется техническими средствами, облегчающими выполнение кассовых операций. На автоматизированном рабочем месте кассира устанавливается модуль "Кассовые документы". Он позволяет работать с такими документами:
· приходные ордера;
· объявления на взнос наличных;
· расходные ордера;
· чеки.
Этот модуль позволяет ввести, зарегистрировать кассовые документы с автоматическим контролем на красное сальдо, подтвердить эти документы и разнести документы по лицевым счетам. Кроме того, он обеспечивает формирование кассового журнала с контролем кассовой наличности.
Модуль "Разноска документов" позволяет разнести подготовленные к разноске и находящиеся в базе данных документы. До выполнения разноски суммы зарегистрированных документов тоже должны учитываться при оформлении банковских операций (контроль на красное сальдо). Модуль "Запрос плановых оборотов" формирует отчеты по зарегистрированным, но еще не проведенным в операционном дне документам с выдачей обобщенной информации такой, как текущее сальдо на счету, допустимый овердрафт, общие суммы по списаниям и зачислениям различных систем регистрации.
Каждый документ, введенный в АБС, проходит несколько этапов, пока не будет разнесен по лицевым счетам. Многоэтапность обработки обеспечивает необходимый уровень контроля и предотвращает случайные и преднамеренные искажения информации.
Рассмотрим характерные этапы для следующих основных документов, обрабатываемых в АБС:
· внутреннее платежное поручение;
· дебетовое платежное поручение;
· кредитовое платежное поручение;
· мемориальный ордер;
· объявление на взнос наличными;
· приходный кассовый ордер;
· расходный кассовый ордер;
· денежный чек.
Все перечисленные документы до разнесения по лицевым счетам проходят этапы, показанные на рис. 2.4.
Рис. 2.4. Этапы прохождения документов в АБС.
Электронная копия каждого из перечисленных документов в памяти АБС имеет специальное поле, хранящее кодовое обозначение состояния или статуса документа. Обрабатывающие программы анализируют статус документа и выполняют с ним набор действий, соответствующий этому статусу. Последний статус «разнесенный» документы получают после разнесения по лицевым счетам.
Каждая проводка, соответствующая отраженной в первичном документе операции, записывается по двум лицевым счетам (по дебету одного и кредиту другого лицевого счета). Информация документов по балансовым счетам может быть организована в виде компьютерных картотек.
По лицевым счетам клиентов банка периодически готовятся и предоставляются клиентам выписки по этим счетам. В Правилах ведения бухгалтерского учета оговаривается порядок оформления выписок. При формировании их непосредственно ответственным исполнителем без применения компьютера они оформляются штампом и подписью ответственного исполнителя. Выписки из лицевых счетов при ведении их на компьютере никакими подписями и штампами банка не оформляются. Выписка, переданная клиенту по каналам связи в системе клиент — банк, будет иметь электронную цифровую подпись.
В подтверждение кредитовых оборотов по лицевому счету к выпискам из лицевых счетов должны прилагаться документы, или их копии, на основании которых совершены записи по счету. На документах, прилагаемых к выпискам, проставляются штамп, а также календарный штемпель даты проводки документа по лицевому счету. Штамп проставляется только на основном приложении к выписке. На дополнительных документах, которые поясняют и расшифровывают содержание и общую сумму операций, обозначенных в основном приложении, штамп не ставится.
Клиент банка должен контролировать правильность проведенных операций по счету. В установленный в договоре банковского счета срок (10 дней) после получения выписки он должен сообщить банку о суммах, ошибочно записанных в кредит или дебет счета. В договоре также оговаривается, что при непоступлении от клиента в установленный сроки возражений совершенные операции и остаток средств на счете считаются подтвержденными.
Согласно «Правилам ведения бухгалтерского учета в кредитных организациях» к документам аналитического учета относятся также ведомость остатков по счетам первого, второго порядка, лицевым счетам, балансовым и внебалансовым счетам и ведомость остатков размещенных (привлеченных) средств. Ведомости составляются ежедневно. Первая ведомость составляется обязательно, а вторая по мере необходимости и ведется по счетам, по которым определены сроки размещения (привлечения) средств. Ведомость остатков в разрезе лицевых счетов по счетам, требующим конфиденциальности, может составляется отдельно. В этом случае в общую ведомость остатков включаются итоги по этим счетам.